Bảo Hiểm Xã Hội Bắt Buộc (BHXH): Doanh Nghiệp Cần Lưu Ý Gì Để Tránh Rủi Ro Pháp Lý?

Báo cáo kê khai hồ sơ Bảo hiểm xã hội (BHXH) là nghĩa vụ bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp đang sử dụng lao động tại Việt Nam. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp FDI – vẫn còn lúng túng trong việc thực hiện báo cáo BHXH đúng quy định, dẫn đến nguy cơ bị truy thu, xử phạt hành chính hoặc phát sinh tranh chấp lao động.

1. Kê khai BHXH là gì?

Báo cáo kê khai BHXH là việc doanh nghiệp kê khai, tổng hợp và cung cấp thông tin về tình hình tham gia BHXH, BHYT, BHTN của người lao động cho cơ quan Bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật.

Thông qua báo cáo BHXH, cơ quan quản lý nhà nước theo dõi việc tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động trong suốt quá trình làm việc tại doanh nghiệp. 

2. Doanh nghiệp phải thực hiện những loại báo cáo BHXH nào?

Kê khai báo cáo BHXH với Cơ quan BHXH: 

Doanh nghiệp có trách nhiệm tổng hợp thực hiện kê khai tình hình tham gia BHXH, BHYT, BHTN khi có sự biến động về nhân sự. 

• Số lượng người lao động đang tham gia BHXH, BHYT, BHTN
• Mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH
• Tình hình tăng, giảm lao động trong kỳ
• Tình hình thay đổi chức vụ trong doanh nghiệp 
• Thông tin của doanh nghiệp thay đổi 

Báo cáo này thường được thực hiện định kỳ hàng tháng, thông qua hệ thống giao dịch BHXH điện tử với Cơ quan Bảo hiểm xã hội.                                 

3. Báo cáo biến động lao động liên quan đến BHXH

Khi có phát sinh các thay đổi như:

• Tuyển dụng lao động mới, ký kết HĐLĐ 
• Người lao động nghỉ việc, người lao động chuyển việc 
• Thay đổi mức lương, chức danh, thay đổi thông tin về số CCCD của Người lao động

Doanh nghiệp phải kịp thời cập nhật hồ sơ BHXH với cơ quan BHXH. Đây là nghĩa vụ báo cáo thường xuyên và là nội dung dễ bị kiểm tra nhất khi cơ quan BHXH thanh tra, đảm bảo quyền lợi cho Người lao động. 

4. Báo cáo BHXH phục vụ thanh tra, kiểm tra

Trong trường hợp bị thanh tra hoặc kiểm tra, doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ:

• Sổ quản lý lao động 
• Hợp đồng lao động, Hợp đồng thử việc 
• Thang bảng lương 
• Bảng chấm công, bảng lương 
• Tờ khai thuế TNCN hàng quý, Tờ khai Thuế TNCN hàng năm 
• Hồ sơ BHXH liên quan đến chế độ như ốm đau, thai sản….
• Chứng từ nộp BHXH, BHYT, BHTN

Việc thiếu hoặc sai sót báo cáo BHXH có thể dẫn đến truy thu số tiền lớn và xử phạt hành chính.

Doanh nghiệp FDI cần đặc biệt lưu ý khi báo cáo BHXH

Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, công tác báo cáo BHXH thường phức tạp hơn do có thêm yếu tố lao động nước ngoài. Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Người lao động nước ngoài thuộc diện bắt buộc phải tham gia BHXH theo quy định hiện hành khi ký HĐLĐ từ đủ 12 tháng trở lên với Người sử dụng lao động. 
• Thông tin lao động, tiền lương và hợp đồng phải thống nhất giữa hồ sơ lao động và hồ sơ BHXH
• Thực hiện các hồ sơ BHXH, BHYT, BHTN kịp thời, đảm bảo quyền lợi cho Người lao động. 

Kết luận

Báo cáo BHXH không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành ổn định và phát triển bền vững. Việc thực hiện đầy đủ, chính xác và kịp thời các báo cáo BHXH sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý, bảo vệ quyền lợi người lao động và nâng cao uy tín trên thị trường.

Trong trường hợp bạn cần hỗ trợ tư vấn, hãy liên hệ với chuyên viên của TPM để được hỗ trợ. 

Ms. Đỗ Thị Thu Quỳnh

Trưởng BP. Dịch vụ Nhân sự & Tiền lương

quynh.do@tpm.com.vn

Nguồn tham khảo: Luật BHXH số 41/2024/QH15