Hộ Kinh Doanh Khoán: Hướng Dẫn Tuân Thủ Quy Định Mới (Thuế, Hóa Đơn, BHXH) Cuối Năm 2025

Từ ngày 01/07/2025, nhiều quy định mới về thuế, hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội và định danh thuế bắt đầu có hiệu lực. Hộ kinh doanh khoán – nhóm thường ít quan tâm đến thủ tục pháp lý – cần đặc biệt lưu ý để tránh bị gián đoạn hoạt động hoặc xử phạt vi phạm hành chính.

I. CẬP NHẬT CĂN CƯỚC CÔNG DÂN (CCCD) ĐỂ CHUYỂN ĐỔI MÃ SỐ THUẾ

Nội dung: Từ ngày 01/07/2025, mã số thuế cá nhân sẽ được đồng bộ với số CCCD 12 số của chủ hộ. Nếu hộ vẫn dùng CMND hoặc CCCD cũ, có thể không thực hiện được kê khai thuế, nộp thuế hoặc xuất hóa đơn điện tử.

Căn cứ pháp lý:

• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14

• Công văn hướng dẫn của Tổng cục Thuế

Khuyến nghị:

• Kiểm tra giấy đăng ký kinh doanh có đúng số CCCD mới chưa.

• Nếu chưa: Nộp hồ sơ điều chỉnh tại Phòng Kinh tế quận/huyện trước 01/07/2025.

• Hồ sơ gồm: Giấy ĐKKD, CCCD gốc mới, đơn đề nghị điều chỉnh thông tin.

II. RÀ SOÁT HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TRÊN SÀN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ (TMĐT)

Nội dung: Từ 01/07/2025, các sàn TMĐT như Shopee, Lazada, Tiki… có trách nhiệm khấu trừ và nộp thay thuế GTGT và thuế TNCN cho hộ, cá nhân kinh doanh. Hộ không cần tự khai thuế phần doanh thu đã bị sàn khấu trừ.

Căn cứ pháp lý:

• Nghị định 117/2025/NĐ-CP, Điều 4 và 5

• Thông tư 32/2025/TT-BTC, Điều 4 khoản 3 điểm c

Khuyến nghị cho hộ kinh doanh bán hàng qua sàn thương mại điện tử:

• Kiểm tra mã số thuế đã khai báo trên sàn có chính xác không.

  • Căn cứ pháp lý: Điều 4 Nghị định 117/2025/NĐ-CP: sàn TMĐT có trách nhiệm khấu trừ và nộp thay thuế cho hộ/cá nhân có đăng ký mã số thuế.

• Kiểm tra sàn có chức năng khấu trừ và xuất hóa đơn hay không.

  • Căn cứ pháp lý:

    • Khoản 1 Điều 5 Nghị định 117/2025/NĐ-CP: Sàn được yêu cầu thực hiện khấu trừ – nộp thay nếu có hệ thống công nghệ thông tin đủ điều kiện kết nối với cơ quan thuế.

    • Khoản 3 Điều 4 Thông tư 32/2025/TT-BTC: Chỉ những sàn có thỏa thuận ủy quyền hợp lệ và đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật mới được phép xuất hóa đơn điện tử thay người bán.

• Hộ khoán có thể ủy quyền cho sàn xuất hóa đơn điện tử thay.

  • Căn cứ pháp lý:

    • Khoản 3 Điều 4 Thông tư 32/2025/TT-BTC: Cho phép hộ kinh doanh ủy quyền cho sàn TMĐT lập và gửi hóa đơn điện tử cho người mua.

    • Điều 6 Nghị định 117/2025/NĐ-CP: Quy định cụ thể về trách nhiệm của sàn khi được ủy quyền xuất hóa đơn.

III. ĐÁNH GIÁ DOANH THU ĐỂ XÁC ĐỊNH NGHĨA VỤ HÓA ĐƠN

Nội dung: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, dịch vụ, vận tải… phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.

Căn cứ pháp lý:

• Khoản 8, Điều 1 – Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

Khuyến nghị:

• Hộ khoán dưới 1 tỷ đồng/năm chưa bắt buộc thực hiện, trừ khi bị cơ quan thuế yêu cầu.

• Rà soát doanh thu năm 2024 và 6 tháng đầu năm 2025 để xác định nghĩa vụ.

IV. THAM GIA BẢO HIỂM XÃ HỘI (BHXH) BẮT BUỘC

Nội dung: Từ 01/07/2025, chủ hộ kinh doanh cá thể phải tham gia BHXH bắt buộc nếu đủ điều kiện. Đồng thời, nếu có thuê người lao động, hộ phải tham gia BHXH cho người lao động theo quy định mới.

Căn cứ pháp lý:

• Điểm b, Khoản 1, Điều 5 Luật BHXH 2024: Chủ hộ kinh doanh cá thể là đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

• Điểm a, Khoản 1, Điều 5 Luật BHXH 2024: Người lao động có hợp đồng từ 1 tháng trở lên là đối tượng bắt buộc tham gia BHXH.

• Điều 7 Luật BHXH 2024: Chủ hộ là người sử dụng lao động, có trách nhiệm đăng ký, đóng và trích nộp BHXH đúng hạn.

Việc chủ hộ kinh doanh cá thể cần làm từ 01/07/2025:

• Đăng ký tham gia BHXH bắt buộc cho bản thân tại cơ quan BHXH quận/huyện.

• Mở mã đơn vị sử dụng lao động nếu có thuê người lao động.

• Đăng ký tham gia BHXH cho người lao động có hợp đồng từ 1 tháng trở lên.

• Hằng tháng, thực hiện trích nộp BHXH đầy đủ cho cả chủ hộ và người lao động.

V. THÚC ĐẨY THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT

Nội dung: Hộ kinh doanh được khuyến khích sử dụng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt để tăng tính minh bạch và thuận lợi trong khai thuế.

Căn cứ pháp lý:

• Quyết định 941/QĐ-TTg ngày 18/7/2024 của Thủ tướng Chính phủ

Khuyến nghị:

• Ưu tiên nhận thanh toán qua chuyển khoản, mã QR, ví điện tử.

• Ghi nhận rõ nội dung thanh toán để đối chiếu sổ sách thuế.

VI. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN – HỘ KHOÁN CẦN LÀM GÌ?

Dù không bắt buộc lập sổ sách kế toán như doanh nghiệp, hộ khoán vẫn cần lưu giữ chứng từ để phục vụ kiểm tra, đối chiếu và quyết toán thuế khi cần.

Việc cần làm:

• Lưu trữ đầy đủ hóa đơn đầu vào (mua hàng, nguyên vật liệu, chi phí dịch vụ…).

• Tự lập bảng kê bán hàng theo tháng hoặc quý, ghi rõ: mặt hàng, số lượng, đơn giá, tổng tiền.

• Lưu các phiếu thu, chi tiền mặt hoặc chứng từ chuyển khoản.

• Ghi chú ngày giao dịch, người giao – nhận, nội dung thanh toán để dễ giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu. Lý do: Cơ quan thuế có quyền kiểm tra thực tế hoạt động kinh doanh, nếu hộ không chứng minh được chi phí hợp lệ thì có thể bị truy thu thuế hoặc ấn định lại doanh thu.

Căn cứ pháp lý: Điều 27 và 28 – Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14; Điều 90 – Thông tư 80/2021/TT-BTC.

VII. KẾT LUẬN – HỘ KINH DOANH KHOÁN CẦN LÀM GÌ TRƯỚC 31/12/2025?

Tóm tắt việc cần làm:

• Cập nhật CCCD 12 số để tránh lỗi hệ thống mã số thuế.

• Rà soát doanh thu, nếu ≥ 1 tỷ/năm thì chuẩn bị dùng hóa đơn từ máy tính tiền.

• Kiểm tra hoạt động trên sàn TMĐT, xác định nghĩa vụ khấu trừ thuế và ủy quyền hóa đơn.

• Rà soát và lưu trữ đầy đủ chứng từ kế toán.

• Tham gia BHXH bắt buộc nếu là chủ hộ hoặc thuê lao động.

• Khuyến khích áp dụng thanh toán không tiền mặt.

Lưu ý: Chủ động thực hiện sớm sẽ giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro pháp lý, không bị xử phạt và duy trì hoạt động ổn định trong giai đoạn chuyển đổi chính sách.

Ngân Hồ