1. Đóng trùng BHXH là gì?

Đóng trùng BHXH là hiện tượng một người lao động có quá trình tham gia BHXH tại nhiều công ty hoặc đơn vị trong cùng một khoảng thời gian. Điều này dẫn đến việc BHXH được đóng nhiều lần, gây lãng phí và khó khăn trong quản lý, đồng thời ảnh hưởng đến quyền lợi bảo hiểm của người lao động.

2. Nguyên nhân dẫn đến đóng trùng BHXH

Một số nguyên nhân phổ biến dẫn đến tình trạng đóng trùng BHXH bao gồm:

• Người lao động chuyển đổi công việc nhưng chưa hoàn tất thủ tục chốt sổ BHXH: Khi người lao động nghỉ việc ở công ty cũ và chuyển sang công ty mới, nếu thủ tục chốt sổ không được hoàn thành kịp thời, rất dễ dẫn đến việc đóng trùng BHXH.
• Lao động ký hợp đồng tại nhiều nơi: Với các ngành nghề cho phép làm việc nhiều nơi, người lao động ký hợp đồng lao động với nhiều công ty và mỗi công ty đều đóng BHXH cho họ.
• Lỗi hệ thống hoặc sai sót từ doanh nghiệp: Đôi khi, lỗi từ hệ thống quản lý BHXH hoặc sai sót từ bộ phận nhân sự cũng có thể dẫn đến việc đóng trùng BHXH.

3. Ảnh hưởng của việc đóng trùng BHXH

• Tăng chi phí cho doanh nghiệp và người lao động: Đóng trùng BHXH không chỉ tăng thêm chi phí cho doanh nghiệp mà còn có thể khiến người lao động phải đóng thêm phần BHXH, BHYT, BHTN mà lẽ ra họ không cần đóng.
• Gây phức tạp trong quản lý và thủ tục hưởng bảo hiểm: Việc đóng trùng dẫn đến khó khăn trong thủ tục xử lý và dễ gây sai sót, ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động khi rút bảo hiểm xã hội hoặc làm các thủ tục liên quan.

4. Hướng xử lý đóng trùng BHXH

Khi phát hiện tình trạng đóng trùng BHXH, doanh nghiệp và người lao động cần thực hiện các bước sau:

• Xác minh lại quá trình tham gia BHXH: Kiểm tra thông tin đóng BHXH qua ứng dụng VssID hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan BHXH để biết chính xác thời gian đóng trùng.
• Làm thủ tục hoàn trả BHXH: Nếu có trường hợp đóng trùng, người lao động hoặc doanh nghiệp có thể làm thủ tục xin hoàn trả phần đóng trùng tại cơ quan BHXH. 

Bên công ty thực hiện thủ tục giảm trùng BHXH sẽ phải nộp hồ sơ gồm các giấy tờ:

1 – Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK1-TS;

2 – Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ&BNN theo mẫu D02-LT kèm Quyết định 1040/QĐ-BHXH;

3 – Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) (nếu có); Giấy tờ xác nhận quá trình đóng BHXH từ các đơn vị, Các giấy tờ chứng minh việc đóng trùng

Chốt sổ BHXH khi nghỉ việc: 

Để tránh đóng trùng BHXH, người lao động cần chốt sổ BHXH tại công ty cũ trước khi ký hợp đồng với công ty mới. Doanh nghiệp cũng cần hỗ trợ người lao động trong việc hoàn tất thủ tục này.

5. Lưu ý để tránh đóng trùng BHXH

• Cập nhật thông tin kịp thời: Người lao động cần thường xuyên cập nhật thông tin tham gia BHXH để phát hiện sớm các bất thường. Việc kiểm tra định kỳ trên VssID hoặc các dịch vụ tra cứu của BHXH Việt Nam sẽ giúp hạn chế tình trạng này.
• Doanh nghiệp cần thực hiện chốt sổ BHXH đúng quy định: Khi người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp cần chốt sổ kịp thời để bảo đảm không ảnh hưởng đến quyền lợi của họ khi tham gia tại đơn vị mới.

Kết luận

Đóng trùng BHXH là vấn đề ảnh hưởng không nhỏ đến quyền lợi của người lao động và chi phí của doanh nghiệp. Việc phát hiện và xử lý kịp thời không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí mà còn bảo vệ quyền lợi BHXH của người lao động. Các doanh nghiệp và người lao động cần chú ý để tránh tình trạng này và phối hợp chặt chẽ với cơ quan BHXH để xử lý nhanh chóng khi có vấn đề xảy ra.

Nếu bạn đang gặp vấn đề về đóng trùng BHXH, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ chuyên nghiệp của TPM. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn để xử lý giảm trùng quá trình đóng BHXH. 

Do Thi Thu Quynh– Head of Payroll and HR services – quynh.do@tpm.com.vn

Nguồn tham khảo: 

Luật BHXH số 58/2014/QH13 ngày 20/11/2014