1. Khái niệm người đại diện theo pháp luật

“Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật”. 

Có thể thấy, người đại diện theo pháp luật có những đặc điểm cơ bản sau:

• Chủ thể: Cá nhân
• Thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp
• Đại diện cho doanh nghiệp tham gia tố tụng tại Tòa án, Trọng tài

2. Số lượng người đại diện theo pháp luật

Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Chức danh người đại diện theo pháp luật cũng tuân thủ quy định sau:

• Công ty TNHH một thành viên: Công ty phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật là người giữ một trong các chức danh là Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định thì Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty là người đại diện theo pháp luật của công ty.
• Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Công ty phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật là người giữ một trong các chức danh là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định thì Chủ tịch Hội đồng thành viên là người đại diện theo pháp luật của công ty.
• Công ty cổ phần: Trường hợp công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp Điều lệ chưa có quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp công ty có hơn một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty.

3. Quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật

Nếu công ty có hơn một người đại diện theo pháp luật, việc xác định rõ quyền và nghĩa vụ của từng người đại diện là rất quan trọng. Nội dung này cần được quy định cụ thể trong Điều lệ công ty, nhằm tránh tình trạng chồng chéo hoặc mâu thuẫn trong quá trình quản lý và hoạt động của công ty. 

Trường hợp Điều lệ không quy định rõ việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật thì coi như mỗi người đều có đầy đủ thẩm quyền trước bên thứ ba. Điều này có nghĩa là mỗi người đều có toàn quyền thay mặt công ty khi thực hiện các giao dịch với bên thứ ba. Trường hợp gây thiệt hại cho công ty, tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan. Quy định này đảm bảo các bên đại diện không né tránh trách nhiệm và bảo đảm quyền lợi của công ty.

4. Quy định về cư trú của Người Đại Diện Theo Pháp Luật 

Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng luôn có một đại diện có thể thực hiện trách nhiệm và quyền hạn của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam.

Khi người đại diện theo pháp luật duy nhất xuất cảnh khỏi Việt Nam, bắt buộc ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ mình. Văn bản ủy quyền này giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp không bị gián đoạn trong hoạt động quản lý và điều hành khi người đại diện vắng mặt. Tuy nhiên, dù đã ủy quyền, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

Quy định rõ ràng về cách thức xử lý khi hết thời hạn ủy quyền mà người đại diện chưa quay lại Việt Nam là rất cần thiết. Trường hợp hết thời hạn ủy quyền mà người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì thực hiện theo quy định sau đây:

• Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân cho đến khi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trở lại làm việc tại doanh nghiệp.
• Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh cho đến khi người đại diện theo pháp luật của công ty trở lại làm việc tại công ty hoặc cho đến khi chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị quyết định cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Quy định về người đại diện theo pháp luật trong công ty thể hiện sự quan tâm đến việc điều hành doanh nghiệp minh bạch và trách nhiệm. Các doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng Điều lệ rõ ràng, tránh trường hợp không có sự phân chia rạch ròi về quyền hạn, vì điều này có thể gây ra nhiều rủi ro về trách nhiệm pháp lý và quản lý doanh nghiệp.

Cơ sở pháp lý:

• Luật Doanh nghiệp 2020
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp

Dương Nguyễn