Theo hướng dẫn của cục Thuế TPHCM tại Công văn 2015/CTTPHCM-TTHT ngày 27/02/2025 thì đối tượng phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2025 bao gồm các trường hợp sau:

Điều kiện cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN

Cá nhân cư trú sẽ phải trực tiếp quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) với cơ quan thuế nếu rơi vào một trong các trường hợp sau:

1. Có thu nhập từ nhiều nguồn

• Nhận tiền lương, tiền công từ từ 2 nơi trở lên trong năm.
• Không đáp ứng điều kiện để ủy quyền quyết toán cho tổ chức trả thu nhập.

2. Có chênh lệch thuế sau quyết toán

• Có số thuế phải nộp thêm.
• Có số thuế nộp thừa và muốn hoàn thuế hoặc bù trừ kỳ sau.

3. Cá nhân trong năm đầu cư trú hoặc người nước ngoài

• Trong năm đầu tiên có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày, nhưng tính đủ 12 tháng liên tục từ ngày đầu tiên lại đạt từ 183 ngày trở lên → kỳ quyết toán đầu tiên được tính theo 12 tháng liên tục này.
• Người nước ngoài kết thúc hợp đồng lao động tại Việt Nam phải quyết toán trước khi xuất cảnh. Nếu chưa thực hiện, phải ủy quyền cho tổ chức/cá nhân khác.

4. Có thu nhập đặc biệt chưa khấu trừ thuế

• Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công do tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán chi trả nhưng chưa khấu trừ thuế trong năm.

5. Trường hợp xin giảm thuế

• Cá nhân cư trú thuộc diện giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo.
• Trường hợp này không được ủy quyền, bắt buộc phải tự quyết toán với cơ quan thuế.

Điều kiện tổ chức, cá nhân trả thu nhập phải quyết toán thuế TNCN

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm khai quyết toán thuế TNCN trong các trường hợp sau:

1. Nghĩa vụ chung

• Dù có phát sinh khấu trừ thuế hay không, tổ chức/cá nhân vẫn phải nộp hồ sơ quyết toán thuế.
• Thực hiện quyết toán thuế thay cho cá nhân có ủy quyền.

2. Trường hợp đặc biệt

• Cá nhân ủy quyền quyết toán nhưng có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán ≤ 50.000 đồng thuộc diện được miễn thuế  → tổ chức vẫn kê khai thông tin cá nhân nhưng không tổng hợp số thuế này. Trường hợp tổ chức đã quyết toán thuế TNCN trước khi Nghị định 126/2020/NĐ-CP có hiệu lực thì không áp dụng hồi tố.
• Nếu NLĐ được điều chuyển do sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình DN trong cùng hệ thống → tổ chức mới phải quyết toán thay cho NLĐ (bao gồm cả phần thu nhập ở tổ chức cũ).

3. Khi thay đổi tình trạng doanh nghiệp

• Doanh nghiệp giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động hoặc chấm dứt hợp đồng → phải quyết toán đến thời điểm kết thúc.
• Trường hợp chuyển đổi loại hình doanh nghiệp (trừ cổ phần hóa DNNN) mà DN mới kế thừa toàn bộ nghĩa vụ thuế thì không phải quyết toán đến thời điểm chuyển đổi, chỉ quyết toán cuối năm.

Điều kiện cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Cá nhân cư trú có thể ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức trả thu nhập nếu đáp ứng các điều kiện sau:

1. Hợp đồng lao động

• Có HĐLĐ từ 3 tháng trở lên tại một nơi.
• Đang làm việc tại thời điểm tổ chức thực hiện quyết toán, kể cả khi không làm việc đủ 12 tháng trong năm.
• Trường hợp NLĐ được điều chuyển do sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi DN trong cùng hệ thống → được ủy quyền cho tổ chức mới.

2. Thu nhập vãng lai ngoài nơi chính

• Có thêm thu nhập vãng lai ở nơi khác nhưng bình quân tháng ≤ 10 triệu đồng/năm.
• Đã được khấu trừ thuế 10% tại nguồn.
• Không yêu cầu quyết toán riêng phần thu nhập này.

3. Trường hợp phát sinh sai sót sau khi ủy quyền

Nếu sau khi tổ chức đã quyết toán thay mà phát hiện cá nhân thuộc diện tự quyết toán, tổ chức chỉ cần cấp chứng từ khấu trừ thuế, không điều chỉnh lại hồ sơ quyết toán.