Theo quy định của pháp luật thuế, sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp là việc sử dụng:

• Hóa đơn, chứng từ giả
• Hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng
• Hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế
• Hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế
• Hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
• Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền
• Hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.

Sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ là việc sử dụng:

• Hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định
• Hóa đơn tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định
• Hóa đơn, chứng từ khống (hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ)
• Hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả
• Hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn
• Hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác
• Hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn) để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra
• Hóa đơn, chứng từ mà cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ.

Việc lập hóa đơn và sử dụng hóa đơn ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của người nộp thuế cũng như thu, chi Ngân sách Nhà nước. Do vậy, người nộp thuế cần thực hiện tốt chính sách, pháp luật thuế nói chung và các quy định về hóa đơn nói riêng khi sử dụng hóa đơn, chứng từ trong hoạt động sản xuất, kinh doanh để hoàn thành tốt nghĩa vụ thuế với Ngân sách nhà nước và hưởng các quyền lợi như được khen thưởng để nâng cao uy tín, đạt các lợi thế trong kinh doanh, đồng hành cùng ngành Thuế phát triển.