Doanh nghiệp lưu ý: Trả chậm nhà cung cấp có thể mất quyền khấu trừ thuế GTGT!

Trong kinh doanh, nhiều doanh nghiệp coi trả chậm, trả góp là giải pháp giữ dòng tiền. Tuy nhiên, theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP vừa ban hành, trả chậm không đúng cách lại trở thành ‘cái bẫy’ thuế GTGT khiến doanh nghiệp thiệt hại nặng.

Chúng ta rất dễ bắt gặp trong kinh doanh thường phát sinh các khoản trả chậm / trả góp thường gặp như:

1. Mua nguyên vật liệu, hàng hóa đầu vào
2. Mua sắm máy móc, thiết bị, tài sản cố định: Thường mua trả góp hoặc trả nhiều đợt theo tiến độ và giá trị thường lớn.
3. Dịch vụ vận tải, logistics, kho bãi: thường thanh toán theo tháng/quý, dễ thanh toán chậm do cần đối chiếu công nợ.
4. Chi phí thuê ngoài (dịch vụ IT, marketing, nhân sự, bảo vệ, vệ sinh, …): Thường ký hợp đồng dài hạn, thanh toán định kỳ.
5. Chi phí xây dựng, sửa chữa, thi công công trình: Thanh toán theo giai đoạn (tạm ứng, nghiệm thu từng phần, quyết toán). Rất dễ trễ hạn nếu chưa đủ tiền hoặc chưa quyết toán xong.
6. Hợp đồng thuê tài sản (văn phòng, nhà xưởng, xe, máy móc): Thường trả theo quý/năm.

Các khoản này thường trên 5 triệu đồng và liên quan hóa đơn VAT, nên khi trễ hạn thanh toán doanh nghiệp rất dễ bị mất quyền khấu trừ VAT đầu vào.

Căn cứ theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/7/2025) nêu:

“g) Đối với hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp có giá trị hàng hóa, dịch vụ mua từ 05 triệu đồng trở lên, cơ sở kinh doanh căn cứ vào hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ bằng văn bản, hóa đơn giá trị gia tăng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp để khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.

Trường hợp chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt do chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng, phụ lục hợp đồng thì cơ sở kinh doanh vẫn được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.

Trường hợp đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng, phụ lục hợp đồng, cơ sở kinh doanh không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì cơ sở kinh doanh phải kê khai, điều chỉnh giảm số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng, phụ lục hợp đồng”.

Điều đó có nghĩa là: doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ có hoá đơn VAT giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp muốn khấu trừ thuế GTGT đầu vào phải có:

1. Hóa đơn GTGT hợp lệ.
2. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, bù trừ công nợ, ủy nhiệm chi…).
3. Trường hợp chưa đến hạn thanh toán theo hợp đồng/phụ lục hợp đồng thì doanh nghiệp vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Tuy nhiên, đến thời điểm thanh toán mà doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, thì doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ vào kỳ thuế phát sinh nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng.

Ngoài ra, tham khảo thêm công văn số 434/VLO-QLDN2 ngày 21/08/2025, trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ trả chậm, đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán và doanh nghiệp đã kê khai điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ nhưng sau đó (sau thời hạn thỏa thuận trả chậm theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng) doanh nghiệp có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì trường hợp này cũng không được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

 Ảnh hưởng khi chậm thanh toán:

1. Mất quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

– Nếu không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng khi đến hạn, số thuế GTGT liên quan sẽ bị loại khỏi phần được khấu trừ. Sau đó có thanh toán không dùng tiền mặt vẫn không được khấu trừ.

– DN phải kê khai điều chỉnh giảm trên tờ khai thuế GTGT (mẫu 01/GTGT).

2. Rủi ro bị truy thu + phạt chậm nộp khi quyết toán.

– Có thể bị truy thu, tính tiền chậm nộp.

– Lỗi tờ khai bị sai

3. Ảnh hưởng dòng tiền, tăng chi phí, giảm lợi thế tài chính.

–  Việc bị loại thuế GTGT đầu vào làm chi phí tăng, giảm hiệu quả dòng tiền.

–  Doanh nghiệp mất lợi thế tài chính nếu thường xuyên thanh toán chậm.

 Lời khuyên cho doanh nghiệp và kế toán:

– Để tránh mất khoản thuế GTGT đầu vào: doanh nghiệp mua hàng hóa , dịch vụ thanh toán mua trả chậm, trả góp từ 5 triệu đồng trở lên, tức ngày thanh toán khác với với ngày hóa đơn thì doanh nghiệp nên có hợp đồng mua hàng hóa dịch vụ đính kèm, trong đó có quy định rõ về thời hạn thanh toán, và doanh nghiệp cần thanh toán trong khoản thời gian quy định của hợp đồng, phụ lục hợp đồng.

– Theo dõi công nợ chi tiết theo từng hợp đồng, phụ lục hợp đồng để nắm rõ thời hạn thanh toán.

– Chuẩn bị chứng từ thanh toán kịp thời (ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng, bù trừ công nợ…) trước hạn thanh toán.

– Làm việc với bộ phận mua hàng/ban giám đốc để sắp xếp dòng tiền thanh toán đúng hạn cho các hợp đồng lớn.

– Lập danh sách cảnh báo các khoản công nợ đến hạn để chủ động xử lý, tránh bị loại khấu trừ thuế.

– Khi không thể thanh toán đúng hạn → thương lượng với nhà cung cấp ký phụ lục hợp đồng gia hạn thanh toán (được pháp luật công nhận) để vẫn đảm bảo điều kiện khấu trừ.

Trả chậm không chỉ ảnh hưởng uy tín với nhà cung cấp, mà từ 01/7/2025 còn khiến doanh nghiệp mất quyền khấu trừ thuế GTGT. Một khoản công nợ chậm thanh toán có thể biến thành chi phí thật sự. Quản trị công nợ đúng hạn đồng nghĩa với việc doanh nghiệp vừa giữ được lợi ích thuế, vừa tối ưu dòng tiền, vừa nâng cao uy tín với đối tác.