TUÂN THỦ THUẾ TRONG LOGISTICS: THỜI ĐIỂM LẬP HÓA ĐƠN VẬN TẢI HÀNG HÓA THEO NGHỊ ĐỊNH MỚI NHẤT

1. Quy định chung về thời điểm lập hóa đơn

Căn cứ Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025 của Chính phủ về Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ. 

• Thứ nhất, theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ nói chung là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, bất kể đã thu được tiền hay chưa. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn sẽ là thời điểm thu tiền.
• Thứ hai,trường hợp ngoại lệ: Không áp dụng quy định này cho các khoản thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng đối với một số dịch vụ đặc thù (kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế…).
• Thứ ba, đối với các dịch vụ cung cấp với số lượng lớn, thường xuyên, cần thời gian đối soát số liệu (như dịch vụ logistics), thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc đối soát dữ liệu. Thời điểm này phải chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinhhoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ đối soát đã thỏa thuận.

2. Hai trường hợp áp dụng cho dịch vụ vận tải hàng hóa

Vậy, đối với dịch vụ vận tải hàng hóa, việc lập hóa đơn sẽ được thực hiện như thế nào? Dựa trên bản chất của dịch vụ và quy định của pháp luật, chúng ta căn cứ theo Số: 4421/TCS3-QLDN2 về thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ vận tải hàng hoá có thể chia việc lập hóa đơn thành hai trường hợp chính sau:

Trường hợp 1: Dịch vụ vận tải hàng hóa phát sinh thường xuyên, cần đối soát số liệu

Nếu hoạt động cung cấp dịch vụ vận tải hàng hoá của Công ty bạn đáp ứng điều kiện về kinh doanh dịch vụ logistics theo quy định tại Nghị định số 163/2017/NĐ- CP, nếu doanh nghiệp của bạn cung cấp dịch vụ vận tải với số lượng lớn, diễn ra thường xuyên và cần có thời gian để đối soát số liệu với khách hàng, bạn được phép lập hóa đơn vào thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu. Thời điểm này phải được thực hiện chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước (nếu có thỏa thuận trước).

Ví dụ: Một công ty vận tải ký hợp đồng cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa trọn gói cho một nhà máy sản xuất trong một quý. Hai bên thống nhất đối soát và thanh toán vào cuối mỗi tháng. Lúc này, công ty vận tải có thể lập hóa đơn vào thời điểm hoàn thành đối soát, nhưng không được quá ngày 07 của tháng tiếp theo.

Trường hợp 2: Các trường hợp khác

Nếu doanh nghiệp không thuộc trường hợp trên (ví dụ, cung cấp dịch vụ vận tải một lần, không thường xuyên hoặc không cần đối soát), thì việc lập hóa đơn sẽ đơn giản hơn. Thời điểm lập hóa đơn sẽ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ vận tải.

Ví dụ: Một cá nhân thuê xe tải để chuyển đồ một lần duy nhất. Hóa đơn sẽ được lập ngay sau khi việc vận chuyển hoàn tất, không phụ thuộc vào thời điểm thanh toán.

Việc nắm rõ các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo hoạt động kế toán, tài chính được minh bạch và hiệu quả. Nếu cần tư vấn thêm, quý khách hàng vui lòng liên hệ TPM để được hỗ trợ chi tiết.