HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ ĐIỀU CHỈNH ĐÓNG BHXH, BHYT, BHTN CHO DOANH NGHIỆP

1. Tại sao doanh nghiệp cần đăng ký điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN?

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường xuyên phát sinh các thay đổi liên quan đến số lượng lao động và mức lương đóng bảo hiểm.
Việc đăng ký điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN là thủ tục bắt buộc để:

• Đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động.
• Tránh rủi ro vi phạm pháp luật cho doanh nghiệp.

2. Các trường hợp phổ biến:

Doanh nghiệp phải tiến hành điều chỉnh trong các trường hợp sau:

• Tăng lao động:Tuyển dụng mới, ký hợp đồng lao động.
• Giảm lao động:Người lao động nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng.
• Điều chỉnh lương:Thay đổi mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.

Một số lưu ý quan trọng:

• Nếu người lao động không làm việc và không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng(bao gồm cả nghỉ thai sản), doanh nghiệp phải làm thủ tục báo giảm.
• Khi tăng lao động, trong vòng 30 ngàykể từ ngày ký hợp đồng, người sử dụng lao động bắt buộc phải lập hồ sơ nộp cho cơ quan BHXH.

3. Hồ sơ đăng ký điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau:

• Tờ khai điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)
• Danh sách lao động (Mẫu D02-LT)
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS)
• Các giấy tờ kèm theo (nếu có):Quyết định tuyển dụng, quyết định chấm dứt HĐLĐ, quyết định tăng/giảm lương…

4. Hình thức nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai cách sau:

• Nộp trực tuyếntrên Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam.
• Nộp qua tổ chức dịch vụ IVANđược cơ quan BHXH chấp thuận.

5. Thời gian giải quyết hồ sơ

• 05 ngày làm việc:Đối với hồ sơ báo tăng, giảm, điều chỉnh mức lương.
• 07 ngày làm việc:Đối với hồ sơ chốt sổ (sau khi báo giảm lao động).

6. Ví dụ thực tế

Tháng 8/2025, Công ty TNHH Xây dựng An Phát có sự thay đổi lao động như sau:

• Tuyển thêm 02 kỹ sư(ký HĐLĐ từ 10/8/2025).

Theo quy định, Công ty An Phát cần lập hồ sơ đăng ký báo tăng đóng BHXH, BHYT, BHTN gồm:

• Mẫu TK1-TScho nhân viên mới.
• Mẫu D02-LTvà D01-TS.

Hồ sơ phải nộp trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng với nhân viên mới.
Sau 10 ngày làm việc, cơ quan BHXH sẽ cập nhật thông tin báo tăng trên hệ thống BHXH.

Kết quả: Toàn bộ thông tin lao động được cập nhật chính xác, quyền lợi BHXH, BHYT, BHTN của nhân viên không bị gián đoạn.

Kết luận:

Có thể thấy, thủ tục đăng ký điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN không hề phức tạp nếu doanh nghiệp nắm rõ quy định và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ. Đây là bước quan trọng để đảm bảo sự minh bạch trong quản lý lao động, đồng thời duy trì sự ổn định và bền vững trong hoạt động của doanh nghiệp. Thực hiện đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế tối đa những rủi ro pháp lý về sau.